一、传统零售行业实施电子商务的现状

一、零售行业在电子商务财务管理面临的挑战与问题

一、引言

电子商务是指在计算机网络上进行企业商务活动,替代了传统的纸质信息交流传递和存储方式,作为一种新的交易、经营和传媒方式,对企业的经营活动管理和财务管理运行模式产生了影响,需要通过网络财务管理来实施。随着网络信息化的广泛应用和快速发展,传统零售行业的经营状况明显受到了影响,越来越多的消费者会选择网上购买支付的方式,不仅节省了时间和成本,也促进了市场经济的快速发展,加剧了零售行业之间的竞争力。为了更好的适应瞬息万变的市场供求关系,传统零售行业逐渐加入了电子商务销售方式的运用,从产品选购、支付、物流配送、完成交易整个过程都由互联网网络完成,提高了市场购物需求和效率,降低了零售行业的销售成本。实现了零售行业市场经营全球化接轨的目标,财务管理也进入了新的发展时代,数据更加精准,操作更加电算化,为财务决策提供了更准确的决策依据,提高了传统零售行业财务管理质量。

零售行业财务管理面临的挑战。如何高效利用线上大量的数据分析系统。在电子商务发展日趋普及的大背景下,企业财务管理在空间已经无界限。传统财务管理模式下,信息获取的滞后性影响财务管理基本职能的发挥,企业要花费大量的人力、时间在资料的搜集分析上,尤其是财务预测的时效性较差,决策制定具有滞后性,财务的计划应变能力弱。随着电商时代的到来,会计基础核算职能淡化,参与经营决策的职能增强,原有的核算型财会软件无论是功能范围还是数据容量都显露出明显的局限性,无法应付大范围大规模的数据导人及运算。而未来更需要开发带有决策支持功能的管理型财务软件。无纸化办公引发的财务票据传递、审核问题。传统零售业在日常销售中财务常常面对大量销售单据,经过电子零售商务的账单,大多趋向不打印,而仅仅提供电子邮件账单或在网页平台账户中进行记账。

淘宝天猫历年双十一交易额一览表,2009天猫商城销售额为0.5亿元;2010年,销售额提高到9.36亿元;2011年,天猫商城的销售额已跃升到33.6亿元;2012年,天猫商城交易额达到132亿元;2013年,最终交易额352亿元;2014年,交易额571亿元;2015年,天猫交易额已超912亿元。

二、传统零售行业实施电子商务财务管理存在的问题

电子商务财务管理面临的问题。财务安全维护问题。零售业财务管理多是基于单机或是内部网,而互联网体系一般是开放式TCP/PI协议,因此会面临电脑病毒、网络黑客等威胁,财务数据是重要的商业机密。网络在线支付的安全问题也与此息息相关。电子商务对传统零售业采用的货币结算体系的冲击是巨大的。传统支票、现金的主导地位逐步被数字货币所替代。如何保证自己的重要数据不被窃取,怎样保证购买方的信息真实性和信用保障等安全问题将成为传统零售业电子商务网上支付的最突出问题。与电子商务配套的法律与法规尚不完善。电子商务模式对于我国大部分零售行业,相关法律法规不够完善,新会计法中对这部的描述与处理事项也没有足够的说明。这就给企业的财务管理工作增加了不确定性与风险性。电子商务潜在的交易速度和难以驾驭性也给税收征管带来了新的问题。电子商务专业财务人员缺乏,传统零售财务面临观念的转变与功能的提高。长久以来的工作方式,造就了传统零售业财务人员固有的工作理念。其特征也很明显:专业独立,业务单一,与其他业务联系较少,侧重事后分析。而在电子商务活动中,财务人员必须拥有相关的管理知识和网络知识,否则业务流程会因此减慢。在我国财务人群中,既懂电子商务知识,又精通财会理论,而且还熟悉电子商务财务流程的开发、设计的复合型财务人才严重不足,无法满足电子商务财务管理发展的客观需求。

由此可见,随着我国网上商城的快速扩张,电子商务进入了飞跃发展的新阶段。电子商务不仅拉动了我国的消费需求而且促进了传统产业转型升级。随着企业信息化建设,电子商务应用需求变得日益强劲。在不少传统行业领域,电子商务应用方面取得了较好成绩,比如邮政、旅游、保险、服务行业等都在已有的信息化建设基础上,着力发展电子商务业务,完善了网上交易、电子支付结算等方面的配套政策措施。通过电子商务模式的不断创新,推出了平台化运营、一站式推广、网络购物与会展相结合等模式,使更多的国内企业通过在线网络平台走向国外市场,有力推动了跨境电子商务发展。

财务风险较高

二、传统零售业电子商务财务管理的优化策略

电子商务是通过互联网Internet完成商品交易和服务交易,是各种经济活动的实体
通过计算机网络和各种数字化传媒技术等电子方式实现交易,这样可以突破时空的限制,提高交易和服务的效率。整个交易过程需要有物流、信息流以及资金流的支持。

实施电子商务后,零售行业的资金收付比较零散,不易于管理,传统零售行业财务管理都是内部网,信息不对外流通,而实施电子商务后,互联网是开放式的,财务数据会受到网络病毒的破坏、泄密,网络在线支付的安全问题也是零售行业需要考虑的。财务数据信息数字化,不再需要签字、盖章等传统审核手续,电子数据被篡改的可能性增加,会计信息的真实性、可靠性受到了一定的影响,加上网络信息具有虚拟性的特点,审计取证困难,从而加大了会计信息失真的风险。我国物流体系发展尚不完善,物流运输过程中存在的不确定因素较多,零售行业产品的配送流程也从原来的少批次大量变为多批次小量配送方式,配送成本的选择和制定都加大了物流配送风险。

完善企业信息化的集成方素。为了实现内部信息高效沟通,通过整合企业内外部的财务资源,促进网络财务在零售企业中的广泛应用,提高企业财务管理的效率。必须完善企业信息化的集成方案,把企业的资金流、物流和信息流进行统一管理。将零售核算型会计软件发展到以网络实时转接业务数据的企业管理一体化软件。

二、电子商务环境下的传统财务管理存在的问题

缺乏完善的财务监督制度

资金集中化管理,建立适合零售业的电子商务资金流系统。电子商务资金流的一个最为显著的特点就是支付形式的网络化,外在表现形式最终是信息流,其具备数字化、直接化、透明化等特点。在电子商务支付平台的支撑下,交易与结算手续速度加快,从而会使资金周转速度加快。资金流通的全球化有利于扩大零售业电子商务的市场范围,更高效的进行开展业务、节约成本。作为零售企业资金管理的财务部门,其最终目标是建立反应灵敏、管理严格的全企业范围的内部资金流管理系统。因为必须最终建立公司内部的资金信息数据库,从而达到资金信息的集中管理,并且通过已有网络设备实现在国内外范围内资金数据的共享和实时结算处理。

随着信息技术特别是互联网技术的迅速发展,企业内部和社会外界之间可以通过互联网传递信息和处理业务,使企业在采购、生产、销售、管理等各个环节更好的衔接起来,大大的提高了工作效率,逐步形成一定的电子商务环境。然而在电子商务环境下,传统的财务管理存在着许多问题,其主要表现在:

传统零售行业实施电子商务后,原有的财务监管制度需要不断完善,部分零售企业自身内部监管不到位,各部门之间的沟通不及时,无法建立有效的信息监管系统,对资金的预算管理也不重视,预算执行监管力度不足。同时缺乏有效的外部监督制度,零售行业经济业务往来较多,虚拟作假的可能性较多,外部审计无法获取准确考证,监督较为困难。

从企业内外部保障网络安全。从零售企业内部就应建立完善的安全防范体系统,应安装正版的杀毒软件,采用高效的防火墙技术,对财务信息进行加密存储、身份识别、数字签名等安全措施,保证财务信息的安全。企业要加强财务人员安全培训,提高财务管理者和基层财务操作人员的安全意识,并且建立相应的信息安全机构,聘请信息专业人才,从企业内部控制和管理上,防范网络安全事故的发生。同时政府也应出台有关网络安全的法律政策,提升信用体系的质量,维护资金支付、信息管理的安全性。系统化培育电子商务的财务人才为了适应电子商务、网络财务的发展要求,传统零售业财务人员需要紧跟步伐,全面更新财务管理观念,学会利用高效的信息系统进行数据分析,即时反映企业的财务状况,改事后为事前,改静态为动态,改滞后为实时。为此,企业必须加大对新型财务人员的培养力度,并且建立高效的企业管理系统。

传统的财务管理难以解决财务软件和网络安全问题

电子商务法律法规不完善

提高国家在税务、财政方面监管力度。完善电子商务相关的财政、税务等法律法规是网络财务健康发展的有力保障,建议政府能出台相关政策,避免未来电商项目一哄而上从而引发各类纠纷,引导零售行业良吐发展。还应借鉴发达国家的先进经验,加强信息安全监管,规范在线交易行为,维护网络安全。同时规范网络销售的财会准则,使零售行业的财务管理有一个健康、良好的发展环境。

在电子商务环境下,要求财务系统不仅能处理财务问题,而且能扩展到企业内外活动的各个领域,能实现系统内外数据的共享。在电子商务环境下,要求财务管理系统不但能处理各部门的财务数据,达到业务协同,而且能迅速获取相关财务信息。财务软件不能仅局限于处理企业内部的财务数据,更要达到企业内部各部门和企业外部之间的信息数据传递和处理,然而传统的财务软件却难以满足这些要求。

对于实施电子商务的零售行业来说,相关的法律法规还不健全,信誉问题、合同形式、电子单据、电子签章等一系列问题都涉及法律知识,电子商务财务管理在我国的发展还处于起步阶段,电子商务的信息安全性需要完善的法律法规来保障,为了提高电子商务经营业绩而进行虚拟业务交易,欺骗消费者,这些都不具备配套的法律法规,税务机关无法对交易进行追踪稽查。

在电子商务环境下,为了确保企业财务信息的安全可靠,网络安全维护成为企业面临的最大的难题之一。比如企业的采购、生产、销售等交易都可以通过互联网进行,交易用户的信息更容易被泄漏或者纂改。另外大多数都是无纸化的网上交易,没有纸质合同,容易出现对交易细节产生争议或者出现抵赖交易。企业财务信息需要要较强的保密性,传统的财务管理一般采用企业内部的电算化财务软件,如遭破坏或者窃取,将会给企业带来重大的损失。

缺乏电子商务专业财务人员

传统的财务管理难以实现企业业务的时控化

财务管理观念的转变和专业技能的提高是传统零售行业有效实施电子商务的保障,需要具备计算机网络技术、电子商务网上交易程序、财务专业知识的复合型人才。实际上零售行业的财务人员复合型人才较少,电子商务财务管理理论基础薄弱,对业务流程的掌握程度不够熟练,各环节之间相互制衡程度较弱,无法进行有效的财务决策、控制及战略性管理。

在电子商务环境下,经济实体企业等通过计算机网络和各种数字化传媒技术等电子方式进行交易,突破了时空的限制,提高了工作的效率,大大缩短了交易的时间,要求财务管理具有及时性,企业内部各个部门相互协调配合,迅速作出相应的处理。传统的财务管理采用电算化软件,还没有实现企业内部各个部门网络在线办公手段,财务预测、计划和控制决策等各个环节较慢,不能适应电子商务发展的需要,传统的财务管理难以实现时控化。

三、传统零售行业实施电子商务财务管理的完善策略

传统的财务管理难以适应现代业务流程

加强财务风险管理

在网络环境下,随着电子商务的迅速发展,企业的材料采购、产品生产、产品销售等环节都可以通过互联网进行,这就要求企业的财务管理模式能实现时控化,能实现集中式管理和业务协同管理,能实现在线办公,能及时处理电子数据。然而,传统的财务管理采用的是电算化财务软件,不能实现在线办公,不能实现时控化,无法实现集中式管理和业务协同管理。

1.资金集中化管理。应加强资金集中化管理,建立科学、合理的零售行业电子商务资金流系统,网上支付是零售行业电子商务资金流的关键,建立安全的电子商务支付平台,整合供应商、客户、其他第三方的信息资源,合理调动资金,提高资金使用经营效率。提高网上交易与结算的速度,加快资金周转速度,扩大零售行业电子商务的经营范围,加大市场占有率。

在电子商务环境下,网上在线输入电子单据,网上银行自动转帐,要求财务业务协同,部门内部外部之间的信息流通更为迅速。而传统的财务管理依靠电算化软件难以适应现代企业的业务流程。

2.企业信息化管理。增加企业信息沟通效率,整合企业内外部财务信息资源,大力发展基于网络和客户端网络财务软件,增加网上银行的开设,加强企业信息化管理方式。建立健全的网络安全防范系统,采用高效的防火墙技术,加强财务核心数据的备份处理,定期对电子商务系统进行检查、维护和升级,提高财务人员财务信息安全意识,对财务数据信息进行加密存储,减少财务管理风险。

三、构建电子商务环境下的新型的网络财务管理模式

3.物流配送与传统财务管理的衔接。做好物流配送与传统财务管理的衔接工作,创建一流、专业、符合企业自身实际情况的物流配送平台,选择合理的物流公司,有效降低物流配送成本。加强货物在运输过程中产生不确定因素的保险理赔,减少零售行业的财务风险。加强物流跟踪管理制度,为消费者提供便捷、及时的退换货售后物流服务,提高企业信用,扩大企业销售规模。

在电子商务环境下,财务管理存在着许多技术漏洞,需要建立新型的财务管理模式,新型的网络财务管理模式有利于实现高效的集中式管理和业务协同管理,适应现代企业的业务流程,实现实时动态管理。

加强财务监督制度建设

构建网络财务管理系统

加强各部门之间的沟通,做好事前财务预测、事中控制、事后反馈工作,实现电子商务各个环节的有效链接,制定科学、合理的业绩考核制度,将考核结果与职位晋升、年终奖金相挂钩,提高财务人员工作的积极性和服务意识。加强外部审计工作,加强政府和社会大众的监管力度,减少虚拟经济业务行为的发生。

目前我国国内大多数的财务软件都不能满足电子商务环境下的集中式管理和业务协同管理,需要不断完善,建立新型网络财务管理系统。

加强相关法律法规建设

所谓“网络财务系统”是基于网络Internet技术,将财务软件与互联网技术相结合,财务管理和业务管理融为一体,通过远程操作,在线财务管理和事中动态会计核算,在线快速处理各种电子单据和进行电子货币结算,实现财会管理的一种高效财务管理系统。它具有以下特点:

加强零售行业电子商务相关法律法规建设是网络财务管理健康、可持续发展的有力保障,政府法律部门应出台一系列电子商务法律法规,防范不法人员偷法律漏洞行为的发生,规范电子商务网上交易行为,对商业财务机密信息窃取、计算机犯罪等行为给予严厉法律处罚,为零售行业提供一个健康、安全的电子商务网络发展环境。

1.财务信息资源共享。网络财务管理系统应具备网上信息发布的功能,各个子系统之间能独立协同地处理会计事项,实现网上披露财务信息,从而达到财务信息资源的共享。建立财务信息资源共享机制,信息资源的共享是市场经济发展的必然趋势。大中型企业财务报表和财务信息的发布,有利于约束企业法人严格执行企业会计准则和会计制度,有利于全体成员参与民主管理和监督。

加强人才队伍建设

网络财务系统能在网上实现信息共享,可以消除会计信息滞后带来的负作用,使会计信息更加公开、公平和公正。可以有效抑制在财务报表上的弄虚作假,实现财务信息的规范化和法制化。
2.业务协同。业务协同是指企业各个部门通过企业财务网络达到物流、资金流和信息流的完美结合。互联网改变了人们的工作方式,提高了大家的工作效率,在网络财务系统中,财会人员可以在网上处理各种经济业务,包括网上会计教育、网上银行、网上保税、网上询价、网上催帐等等,实现企业各部门与社会部门的协同。另外在企业网上采购和销售活动中,业务部门将相关的电子数据通过系统传递到财会部门,财会部门对相关信息进行处理,完成网上转账和网上收款,从而实现财会部门与其他各个部门的协同。

加强零售行业电子商务、财务管理专业技能复合型人才队伍建设,定期进行业务培训,熟悉相关法律法规,提高电子商务财务管理观念转变意识,有效利益网络信息系统进行财务数据分析,及时了解财务情况,组织零售行业电子商务财务管理交流讲座,学习优秀、成熟经验,培养一支具备高素质的人才队伍。

3.在线办公。企业管理人员和员工都可以通过网络财务系统实现在线办公,所有的经济业务信息都可以通过网络查询和传递。网络财务系统使工作地点发生改变,不再局限于固定的企业办公场所,可以在家里或者异地办公。能及时掌握企业的财务信息,迅速做出相关的处理,实现在线财务预算,在线外汇买卖,在线审计,在线报税,在线资金划转等等,突破空间的局限,实现移动在线办公。

四、总结

4.电子支付。电子支付也是网络财务系统的一个重要方面,其支付方式采用数字化的方式进行支付,电子支付工具有很多,比如电子现金、电子钱包、电子支票、电子汇款、电子划款等。网络财务系统实现网上采购、网上生产订单和网上销售,供应商、生产商和经销商之间的资金流动都可以通过电子支付,实现网络结算支付,提高交易的结算效率,加速资金周转。

现代网络技术与财务管理的结合有效地促进了零售行业电子商务的发展,转变了传统财务管理模式,变革和创新了消费者的消费模式,对企业、供应商、消费者交易效率产生重大影响,交易流程更加科学、防范、灵活,从而推动零售行业走向专业化、国际化的前进道路。

构建网络财务下的安全保障体系

首先,提高对网络财务安全的认识,由于财务问题涉及资金问题和商业机密,一旦有漏洞将造成巨大的损失。加强对网络财务安全保障的组织领导,企业应成立网络财务安全保障工作小组,负责组织开展企业的网络财务安全防范、预警和处置工作。其次,加强网络财务操作日常管理,建立必要的网络操作控制制度和系统运行记录控制制度,在使用网络财务软件时,应进行严格的检查,确保操作合格、合规。建立有效网络财务安全控制措施,例如通过数据加密,用户授权确认机制,保护网络软件中的所有数据流。最后,建立系统入侵防护控制,采取尽可能的防护措施,加强软件系统的安全性检测,进一步提高网络财务系统自身漏洞和加强对内外部攻击行为的侦测,对攻击行为管理,监控和适时处理,有效阻断非法及违规的活动目标。

优化企业业务流程

在电子商务环境下,企业需要不断的完善和优化业务流程,保持企业的竞争优势,20世纪90年代,美国管理学家哈默针提出了“企业流程再造”思想,即企业依据信息技术和管理方法对企业的组织结构和业务流程进行重新建构,合并重复环节,减少不增值项目或者无效项目。

提高财务人员自身素质

在电子商务环境下网络财务系统的实施阻力来至于固定的模式和习惯作法。作为企业财务管理人员来说,需要改变自身多年来固定的管理模式。财务信息的获取方式从纸质数据到软件系统数据,再到网络财务数据;财务审核从手签到电子签名,这些变化对于管理者来说是一个大挑战,需要改变原有的管理观念。作为会计人员来说,在接受教育水平参差不齐的状态下,需要不断加强专业知识学习,网络财务软件的学习,努力提高自身的综合素质。网络时代是一个知识迅速增加、不断更新的信息时代,网络财务软件不断出现和更新,只有不断学习新知识,掌握新本领,开阔新思路,才能适应网络时代对财务人员的要求。

随着互联网技术的普及和电子商务技术的发展,传统的财务管理模式已不能满足经济发展的需要,建立电子商务环境下的新型企业财务管理模式至关重要。构建网络财务管理系统和安全保障体系,优化企业业务流程,提高财务人员自身素质,构建电子商务环境下的新型网络财务管理模式。

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